در اغلب کاربردها به منظور بهره برداری کیفی مناسب از ساختار زبان XML‌ و همچنین تعریف واسط های ارتباطی مناسب در بین مجموعه ای معین از طراحان اسناد XML ٬ از مجموعه ای مشخص از تگ ها استفاده می شود. این مجموعه ی تگ ها در حالت کلی تحت عنوان برنامه های کاربردی XML (XML Application) نامیده می شوند. توجه داشته باشید که یک برنامه ی کاربردی XML در حقیقت مجموعه ای از تگ های مشخص است که در حوزه ی کاربردی مشخص همچون گرافیک برداری یا آشپزی و یا علم شیمی مورد استفاده قرار می گیرند.

قالب بندی تعریف شده در یک سند XML‌ تعریف کننده ی ساختار آن سند می باشد٬ ساختاری که به ما امکان می دهد تا به آسانی ارتباط بین عناصر و اجزای مختلف یک سند XML را مشاهده کنیم. در صورتی یک سند XML به صورت درست طراحی شده باشد٬ قالب بندی تعریف شده در آن می تواند مفهوم منطقی و ارتباط منطقی بین عناصر آن را نیز به سادگی تعریف نماید. آنچه که در این میان بسیار حائز اهمیت است ٬ آن است که در یک سند XML که براساس اصول صحیح طراحی شده است هیچ تشریحی در مورد اینکه عناصر مختلف باید به چه صورت در نهایت نمایش داده شوند وجود ندارد. بلکه XML‌ فقط به تعریف ارتباط صحیح بین عناصر مختلف می پردازد و روش نمایش این ارتباط به کاربر خارج از محدوده ی عملیاتی این زبان است. در حقیقت XML یک زبان قالب بندی ساختاری و منطقی عناصر است نه یک زبان قالب بندی نمایشی!

به طور معمول قالب بندی مجاز عناصر یک سند XML که در یک برنامه کاربردی XML مورد استفاده قرار می گیرد٬ در نوعی ساختار ویژه با عنوان تعاریف ساختاری (Document Type XML Definition) تعریف می شود. در حقیقت یک DTD مجموعه ای است از ساختارهای قالب بندی مجاز و قوانینی که چگونگی قرار گیری این ساختارها را در یک سند XML‌ تعریف می کنند. اسناد XML ای که ساختار آنها منطبق بر تعاریف ارائه شده در یک DTD می باشد ٬ اسناد معتبر (Valid) براساس آن DTD‌خاص نامیده می شوند. بنابراین کاملا بدیهی است که ممکن است یک سند XML‌ خاص براساس یک DTD‌ مشخص معتبر بوده ولیکن براساس DTD‌ دیگر به طور کامل نامعتبر (Invalid) باشد.