حسابهای شرکتهای هتلداری

S. N. Maheshwari

مقدمه
در سالهای اخیر حرفه هتلداری به فعالیتی سودآور تبدیل شده است. این نوشتار سعی دارد ماهیت حرفه هتلداری را از طریق توضیح سازمان هتلها و معرفی دپارتمانهای درآمدزا و خدماتی، تشریح کند و ضمن ارائه یک طبقه‌بندی از میهمانان، سیستمهای تعیین نرخ اتاقهای هتل را با توجه به تسهیلات موجود در هتل، توضیح دهد. در ادامه توضیح مختصری دربارة سیستم دفترداری درهتلها، نحوه استقرار و اجرای سیستم کنترل داخلی و اهداف استقرار سیستم مذکور، و درنهایت حسابرسی شبانه و اهداف تأمین شده از اجرای آن ارائه شده است.

 ماهیت صنعت هتلداری
حرفه هتلداری فعالیت سودآوری است که روی حساب و درآمد حاصل از مبادلات خارجی، اثر بالقوه‌ای دارد. علاوه بر این با رشد صنعت گردشگری، هتلها برای مؤسسان شرکت به منبعی سودآور تبدیل می‌شود.
حرفه هتلداری اساسا" صنعتی خدماتی است. از این‌رو سیستم حسابداری و تدابیر کنترلی آن به همان وسعت از سیستم حسابداری و تدابیر کنترلی معمول برای مؤسسات تجاری معمولی متفاوت است. بنابراین آشنایی با جوانب‌، بخصوص برای حسابداری که با صنعت هتلداری سروکار دارد ضروری است.
همان‌طور که در بالا گفته شد، حرفه هتلداری اساسا" صنعتی خدماتی است. خدمات ارائه شده ازسوی هتلها رامی‌توان به موارد زیر تقسیم کرد:
ارائه جا (مکان) به مشتریان: ارائه جا و مکان به مشتریان و میهمانان اساسی‌ترین سرویس ارائه شده ازسوی هتل و همچنین منبع عمده درآمد هتل است.
سرویس غذا و آشامیدنی‌ها: هتل صبحانه، ناهار و شام برای مهمانان و مشتریان تهیه می‌کند. اغلب هتلها دارای یک رستوران هستند که به میهمانان مقیم و غیرمقیم خدمات ارائه می‌کند. بعضی هتلها تدارکات مخصوصی برای برگزاری موقعیتهای خاص، مانند عروسیها، جشن تولدها و غیره فراهم می‌کنند.
خدمات فنی و حرفه‌ای: هتلهای پیشرفتة دارای استانداردهای بین‌المللی (که اغلب با عنوان هتلهای پنج‌ستاره شناخته می‌شوند) علاوه بر ارائه جا و مکان، غذا و غیره، امکان خدمات فنی (تخصصی) و حرفه‌ای از قبیل خدمات منشیگری، مشاوره و غیره را نیز فراهم می‌کنند.
سایر تسهیلات: هتلهای بزرگ (هتلهای سه ستاره و بالاتر) تسهیلات زیاد دیگری را به میهمانانشان ارائه می‌دهند. این تسهیلات شامل سالنهای زیبایی، سالنهای آرایش، فروشگاهها و سایر مراکز فروش است.
بنابراین هتل پیشرفته، با تأمین کلیه نیازهای میهمانان و مشتریان، حداکثر امکانات را در اختیار آنها می‌گذارد.

سازمان هتلها
هتل شامل دپارتمانهای متفاوتی است که به‌طور کلی به دو قسمت طبقه‌بندی می‌شوند:
• دپارتمانهایی که دارای درآمد هستند (دپارتمانهای درآمدزا)،
• دپارتمانهایی که دارای درآمد نیستند (دپارتمانهای خدماتی).
دپارتمانهای درآمدزا: این دپارتمانها شامل موارد زیرند:
• پذیرش هتل و فروش، دپارتمانهای بازاریابی که درآمد را با اجاره دادن اتاقها به مشتریان به‌دست می‌آورند.
• قسمت مربوط به غذا و آشامیدنیها، شامل نظارت بر فروش کلیه مواد غذایی واقع در خروجیهای متفاوت هتل و وظایف پذیرایی از میهمانها.
نکته‌ای که باید به آن توجه شود این است که درآمدحاصل از اجاره اتاقها و فروش مواد غذایی و آشامیدنی منبع اصلی درآمد هتل محسوب می‌شود. درآمدهای دیگر ممکن است از منابع زیر تأمین شوند:
• تلفن – فاکس،
• مرکز تجاری یا سرویس خدمات منشیگری (برای جلسات)،
• تسهیلات کلوپ ورزشی و بهداشتی،
• شستشوی البسه میهمانان.
دپارتمانهای خدماتی: علاوه بر دپارتمانهایی که برای هتل درآمدزا هستند، هتل مدرن همچنین دارای دپارتمانهایی است که هیچ‌گونه درآمد مستقیمی برای آن تولید نمی‌کنند؛ این دپارتمانها عبارتنداز:
• دپارتمان اداری،
• دپارتمان کارگزینی،
• دپارتمان نگهداری ساختمانها،
• دپارتمان مالی و حسابداری،
• دپارتمان آموزشی و پرسنلی.

اقلام عمده درآمد و هزینه
اقلام عمده درآمد و هزینه هتل به‌شرح زیر است:
اقلام درآمدی
اتاق اجاره‌ای: شامل درآمد حاصل از اتاقهایی که به میهمانان اجاره داده می‌شود، و نیز شامل درآمد حاصل از اجاره سالنها.
فروش مواد غذایی و آشامیدنی: شامل فروش غذا و نوشیدنی به:
• میهمانانی‌که در هتل اقامت دارند و نیز آنهایی که فقط از سالن غذاخوری استفاده می‌کنند،
• کسانی که جهت میهمانیها از هتل استفاده می‌کنند.
فروشهای متفرقه: این موارد شامل درآمد حاصل از فروش اقلامی به‌غیر از غذا و آشامیدنی، از قبیل توتون، شکلات، تنقلات و سایر اقلامی است که در پیشخوان رستوران فروخته می‌شود.
سایر درآمدها: شامل درآمد حاصل از تلفن، تلکس و سرویس خدماتی برای جلسات و غیره است.

اقلام هزینه‌ها
• مصرف مواد غذایی و نوشیدنیهایی که قبلا" خریداری و انبار شده،
• حق‌الزحمه کارمندان و مزایای آنها،
• هزینه‌های رفاهی پرسنل،
• برق و سوخت و آب،
• هزینه نگهداری ساختمان و اتاقهای هتل، شامل وسایل رفاهی مورد استفاده میهمانان،
• هزینه‌های عمومی و اداری،
• تعمیرات، تعویض و جایگزینی،
• هزینه‌های نگهداری،
• هزینه‌های تبلیغات،
• هزینه کمیسیون پرداخت شده به آژانسها،
• هزینه‌ پرداخت شده بابت ضمانت رزرواسیون. این هزینه‌ زمانی اتفاق می‌افتد که اتاقهای مورد نیاز در دسترس نباشد و شامل بهای تمام‌شده اتاق کرایه‌ای برای میهمان با یک رزرواسیون ضمانت‌شده در هتل دیگر است.

طبقه‌بندی میهمانها
مشتریان یا میهمانان هتل بر مبناهای زیر طبقه‌بندی می‌شوند:
برمبنای اقامت
میهمانان هتل را می‌توان برمبنای اقامت به شکل زیر طبقه‌بندی کرد:
میهمانان مقیم یا داخلی: اینها میهمانانی هستند که در هتل اقامت دارند، و به دو دسته تقسیم می‌شوند.
• میهمانانی که فقط از اتاقهای هتل استفاده می‌کنند. در این حالت میهمانان فقط اجاره اتاق را پرداخت می‌کنند و مبلغی بابت غذا نمی‌پردازند. این سیستم به طرح اروپایی مشهور است.
• میهمانانی که از اتاق و غذا استفاده می‌کنند. در این حالت قراردادی برای محل اقامت و غذا منعقد می‌شود و میهمانان ملزم به پرداخت هزینه اتاق و بهای غذا هستند. این سیستم به طرح آمریکایی معروف است.
میهمانان غیرمقیم: این دسته شامل میهمانانی می‌شود که در هتل اقامت ندارند. آنها فقط از رستوران استفاده می‌کنند. در این مورد میهمانان ملزم به پرداخت بهای غذا هستند و برای اقامت چیزی پرداخت نمی‌کنند.
برمبنای پرداخت تعهدات
میهمانان هتل برمبنای پرداخت تعهداتشان به دو قسمت طبقه‌بندی می‌شوند.
میهمانان بدون تسهیلات اعتباری: اینها میهمانانی هستند که ملزم به پرداخت صورتحسابهایشان، در زمان تخلیه هستند. به عبارت دیگر تا زمانی که در هتل اقامت دارند تسهیلات اعتباری به آنها اعطا می‌شود.
میهمانان با تسهیلات اعتباری: به این نوع میهمانان در دوره‌ای که توافق می‌شود تسهیلات اعتباری اعطا می‌شود. این نوع میهمانان به شکل زیر طبقه‌بندی می‌شوند:
• میهمانانی که پرداخت هزینه اقامت آنها تعهد شده است. این نوع طبقه‌بندی شامل میهمانانی می‌شود که پرداخت هزینه اقامت آنها به‌عهده خطوط هوایی، شرکتها، آژانسهای مسافرتی یا دپارتمانهای دولتی است. آژانس مربوط مسئولیت پرداخت صورتحسابهای آنها را، در آینده براساس دوره‌هایی که توافق شده به‌عهده می‌گیرد.
• میهمانانی که هزینه اقامت آنها را کسی تعهد نکرده است. این مهمانان ملزم به پرداخت صورتحسابهایشان در دوره‌های مقرراند.

تعاریف مهم در صنعت هتلداری
نرخ اتاق
نرخی است که برمبنای آن حساب میهمان بابت اقامت در اتاق بدهکار می‌شود.
نرخ اتاق منبع اصلی درآمد برای هتل است و بنابراین ضروری است که به شکل صحیح محاسبه شود. معمولا" نرخ اتاقها با استفاده از مفاهیم زیر و برمبنای آنها تعیین می‌شود:
• تعداد اتاقهای در دسترس که در طی یک دوره مشخص می‌توان اجاره داد،
• بهای تمام شده برآورد شده عملیات برای همان دوره،
• بازده منصفانه و سود مورد انتظار از سرمایه‌گذاری.
بنابراین نرخ اتاق را می‌توان به شکل زیر تعیین کرد:
ج : (الف + ب) = نرخ اطاق
الف= بازده عادلانه مورد انتظار سرمایه‌گذاری،
ب= بهای تمام شده برآورد عملیات،
ج= تعداد اتاق در دسترس که می‌تواند آماده برای استفاده باشد.
فرمول بالا، فرمول کلی تعیین نرخ اتاق است. به هرحال خصوصیات هر هتل با هتل دیگر تفاوت دارد. علاوه بر آن هر هتل دارای اتاقهایی متفاوت با امکانات رفاهی متفاوت است. برای کلیه اتاقهای هتل نمی‌توان از یک نرخ یکسان استفاده کرد. موارد زیر عواملی است که در زمان تعیین نرخ اتاقها مطرح است.
محل (موقعیت) هتل: مکان هتل از قبیل نزدیکی به فرودگاه، ایستگاه قطار، مراکز فروش و غیره نقش مهمی در تعیین نرخ اتاقها در هتلهای متفاوت دارد.
مکان اتاقها: مکان اتاقها از قبیل امکان استفاده از چشم‌انداز، تهویه و غیره مواردی است که در تعیین نرخ اتاق درنظر گرفته می‌شود.
امکانات رفاهی آماده شده در اتاق: امکانات رفاهی از قبیل تهویه مطبوع، آب گرم و سرد، تودرتو بودن اتاقها، مفروش بودن، امکانات تلفن و غیره روی نرخ اتاق در هتل اثرمی‌گذارد.
نرخ اشغال: نرخ متوسط اشغال مربوط به هتل روی نرخ اتاقهای آن اثر دارد.

سیستم تعیین نرخ اتاقها
روشهای متفاوتی برای تعیین نرخ اتاق در هتل متداول است. شماری از روشها به شرح زیر است:
سیستم 24 ساعته: در این روش، میهمان مبلغ مشخصی، برای اقامت 24 ساعته یا کمتر از آن از زمان اشغال اتاق در هتل، بدهکار می‌شود. این مبلغ در واقع حداقل پرداختی است که میهمان حتی اگر چند ساعت در هتل بماند باید پرداخت کند.
سیستم شبهای سپری شده: در این روش حساب مشتری برای هر شبی که در هتل سپری می‌کند بدهکار می‌شود. انتظار می‌رود که میهمان، اتاق را قبل از شام در شب آینده تخلیه کند. در این حالت میهمان، حتی بعد از زمان شام می‌ماند و حساب او برای شب دیگر بدهکار خواهد شد. این سیستم معمولا" در هتلهایی که دارای مناظر جالب هستند یا هتلهایی که مسافران ممکن است چند شب در آن سپری کنند اجرا می‌شود.
 سیستم تخلیه: در این روش زمان قراردادی به‌عنوان زمان تخلیه تعیین می‌شود. زمانی که میهمان می‌تواند اتاق را تخلیه کند حساب میهمان برای یک روز کامل از زمان گرفتن اتاق تا زمان تخلیه، بدهکار می‌شود. معمولا" ساعت گرفتن اتاق و ساعت تخلیه آن یکسان است. به‌هرحال یک شکاف نیم‌ساعته یا یکساعته، بین ساعت گرفتن اتاق و زمان تخلیه و آماده شدن آن برای میهمان بعدی وجود دارد. ساعت تخلیه ازسوی هتل با توجه به زمانبندی پروازها، ساعات حرکت قطارها و اتوبوسها تعیین می‌شود.

نرخ اشغال (اجاره) اتاق
این مورد نرخ اتاقهای اشغال شده ازسوی میهمانان به اتاقهای قابل اجاره موجود در هتل را نشان می‌دهد و به شکل زیر محاسبه می‌شود:
ب : (100× الف) = نرخ اشغال اتاق
الف= تعداد اتاقهای اختصاص داده‌شده به میهمانان،
ب‌= اتاقهای اجاره‌ای قابل دسترس در هتل.

اشغال روزانه اتاقها
به‌منظور محاسبه درصد اشغال اتاقها برای یک روز، اشغال روزانه اتاقها باید محاسبه شود. این مورد با به‌کارگیری مفهوم فاکتورهای زیر محاسبه می‌شود:
• تعداد میهمانانی که اتاقها را اشغال و برنامه اقامت خود را تجدید می‌کنند،
• تعداد میهمانانی که در طی روز اتاق رزرو می‌کنند،
• تعداد میهمانانی که در طی روز اتاق را تخلیه می‌کنند.
اهمیت درصد اتاقهای اشغال شده: درصد اتاقهای اشغال شده، حجم و تمایل مؤسسات و نتیجتا" پیشرفت هتل را مشخص می‌کند. بالاتر بودن درصد اتاقهای اشغال شده سبب سودآوری بالاتری در مؤسسه تجاری و غیره می‌شود. بنابراین درصد اتاقهای اشغال شده برای مدیریت هتل از اطلاعات مهم محسوب می‌شود. اگر درصد اتاقهای اشغال شده مسیر کاهشی داشته باشد مدیریت مجبور است کلیه کوششهایش را برای افزایش آن انجام دهد. دلایل کاهش نرخ باید بررسی و چاره‌جویی شود.
تجزیه و تحلیل نرخ اتاق اشغال شده: درصد اتاقهای اشغال شده ممکن است برای تجزیه و تحلیل بیشتر به دو مورد زیر تقسیم شود:
درصد تختهای اشغال‌شده: به درصد تختهای اختصاص داده‌شده به میهمانان به مجموع تختهای موجود در هتل گفته می‌شود. تعداد تختهای در دسترس در هتل معمولا" بیشتر از تعداد اتاقهای اجاره‌ای هتل است، زیرا همواره تختهای دو نفره در هتل وجود دارد. درصد تختهای اشغال شده را می‌توان به شکل زیرمحاسبه کرد:
ب : (100 × الف) = نرخ تختهای اشغال شده
الف= تعداد تختهای داده شده به میهمانان،
ب= تعداد تختهای دردسترس در هتل.
نرخ اشغال مضاعف: این نرخ به درصد مضاعف اتاقهای اشغال شده ازسوی میهمانان به مجموع این اتاقها اشاره دارد. این نرخ به روش زیر محاسبه می‌شود:
ب : 100 × (ب – الف) = نرخ اشغال مضاعف
الف= مجموع میهمانان
ب= تعداد اتاقهای اشغال شده

تخفیفات اعطایی به میهمانان
تخفیفات اعطایی به مشتریان ناشی از موارد زیر است:
• در حالتی که میهمان یک یا چند مورد از موارد مندرج در صورتحساب خود را قبول نداشته باشد (منکر آن شود)، ممکن است هتل هیچ راهی به‌جز اعطای تخفیف، در آن موردی که هیچ نوع مدرک قانع‌کننده‌ای برای آن موجود نیست، نداشته باشد.
• اگر میهمان از یک خدمت بخصوص هتل به‌خاطر هزینه آن، راضی نباشد و از پرداخت وجه آن سرویس امتناع کند، هتل ممکن است راهی به‌جز حذف آن مبلغ از صورتحساب آن مشتری و یا ارائه تخفیف به او نداشته باشد. البته در هر حال هتل رویه سختگیرانه‌ای نسبت به کارمند خود خواهد داشت.
• در حالتی که امکان جا دادن میهمان، در اتاق مورد نظر او که طبق رزرو قبلی اوست نباشد، هتل باید او را در محل با هزینه بالاتر جا دهد و در این مورد صورتحساب براساس نرخ و تعرفه بالاتر محاسبه و مابه‌التفاوت دوتعرفه به او تخفیف داده خواهد شد.

سیستم دفترداری
هتلها به‌طور متعارف ملزم به رعایت سیستم دفترداری دوطرفه و روش تعهدی حسابداری هستند.آنها همچنین ملزم به تهیه صورتهای مالی‌اند. به‌هرحال پیروی از سیستم فهرستی (جدولی) دفترداری برای آنها مفید است زیرا اغلب فعالیتهای مالی آنها منظم و یکسان است. سیستم جدولی به طبقه‌بندی همزمان و تجزیه و تحلیل معاملات در زمان ثبت آنها در دفاتر حسابها اشاره دارد. این سیستم مستلزم نگهداری ستونهای صحیح در دفاتر حساب مختلف است.
موارد زیر دفاتر اصلی‌ای است که هتل ممکن است، در سیستم فهرستی (جدولی) نگهداری کند:
دفتر ثبت فعالیتهای مالی نقدی: در این دفتر کلیه فعالیتهای مالی نقدی هتل ثبت می‌شود. این دفتر ممکن است به‌شکلی نگهداری شود که دارای ستونهای مناسب جهت ثبت دریافتها و پرداختهای نقدی باشد. قسمت دریافتهای دفتر نقدی، ستونهایی برای اقلام متفاوت مانند غذا، نوشیدنی، خدمات، غرفه روزنامه فروشی، هزینه‌های شخصی و غیره دارد. بخش پرداختهای دفتر نقدی ممکن است ستونهایی برای غذا، نوشیدنیها، کارد و چنگال، ظروف چینی، مبلمان، هزینه‌های شخصی میهمانان و غیره داشته باشد.
دفتر خرید روزانه: کلیه خریدهای اعتباری در این دفتر ثبت می‌شود. این دفتر ممکن است ستونهایی برای اقلام مهم نظیر غذا، نوشیدنیها، سیگار و غیره داشته باشد.
دفتر فروش روزانه: در این دفتر کلیه فروشهای نسیه ناشی از فعالیتهای مالی ثبت می‌شود. این دفتر ممکن است ستونهایی مجزا برای غذا، نوشیدنیها، خدمات و هزینه اتاقها داشته باشد.
دفتر کل میهمانان: این دفتر شامل یک حساب برای هر میهمان مقیم در هتل است. این دفتر به شکل یک فرم تجزیه و تحلیلی جدولی جهت تهیه ساده اطلاعات اقلام متفاوت یا سرویس ارائه شده به میهمانان است. دفتر کل به صورتی است که می‌تواند کنده شود. برگهای جداگانه‌ای برای هر روز نگهداری می‌شود. قسمت بالای برگ، جزئیات هزینه‌هایی که به‌حساب مشتری گذاشته می‌شود، شامل اجاره اتاق، غذا، نوشیدنیها، حق سرویس، مالیات فروش و غیره را نشان می‌دهد. در حالی‌که قسمت پایین فرم شامل اعتبار ارائه شده به مشتری بابت پرداخت نقدی و یا هر نوع تخفیف اعطا شده و غیره است. مانده حساب مشتری محاسبه شده و به روز بعد منتقل می‌شود. بنابراین حساب کل مشتریان شامل ثبت به روز حساب میهمان است و به مشخص‌شدن مبلغ قابل‌پرداخت ازسوی او در هر لحظه از زمان کمک می‌کند. مازاد ستون بدهکار به بستانکار، مبلغ قابل پرداخت ازسوی او را نشان می‌دهد. این بدهی ممکن است در زمان تخلیه اتاق و تسویه حساب پرداخت شود و یا ممکن است به آینده موکول شود. در حالتی‌که میهمانان از تسهیلات اعتباری هتل استفاده می‌کنند و از دفاتر کل به‌حسابهای متفاوت از دفتر کل انتقال انجام می‌شود، معمولا" خلاصه‌هایی که جزئیات اقلام متفاوت را مشخص می‌کند، به‌طور هفتگی یا ماهانه از حساب میهمان تهیه می‌شود. برای مثال خلاصه ماهانه‌ای از نوشیدنیهایی که در هتل به میهمانان عرضه شده، ممکن است تهیه و مبلغ آن به‌حساب نوشیدنی در دفتر کل منتقل شود. به‌طور مشابه فروشهایی از دیگر اقلام یا دریافتها بابت سایر حسابها را می‌توان محاسبه کرد.

سیستم کنترل داخلی در هتل
هر هتلی برای جلوگیری از کم ارائه شدن درآمد، ضایع شدن مواد مصرفی یا سایر موارد، از یک سیستم مناسب کنترل داخلی استفاده می‌کند. البته هیچ سیستم کنترلی نمی‌تواند این خطرها را همراه باهم و به‌طور کامل حذف کند، ولی به‌هرحال حجم آنها به‌طور قابل توجهی کم می‌شود.
هر هتل یک سیستم کنترل داخلی، متناسب با نیازهایش دارد. به هرحال یک اصل اساسی در سیستم کنترل این است که یک شخص به‌طور کامل، تمامی مراحل انجام یک کار را به‌عهده نداشته باشد. وظایف حسابداری باید به شکلی بین کارکنان تقسیم شود که هر فعالیت مالی ازسوی چند نفر انجام شود. یک سیستم کنترل داخلی به‌طور وسیع باید اقلام زیر را پوشش دهد:
• از موقعی‌که مواد اولیه و ملزومات سفارش داده می‌شوند تا زمانی که دریافت و به دپارتمانهای مختلف منتقل می‌شوند،
• تهیه صورتحسابها و دریافت آن از میهمانان،
• تهیه لیست حقوق و دستمزد،
• نگهداری سطح بالای استانداردهای ارائه خدمات (به میهمانان).
کنترل داخلی روی فروشها
مواد غذایی و نوشیدنیها، دو قلم عمده فروش در هتلها هستند. در اغلب اوقات در صورتهای مالی، درآمد حاصل از آنها بعد از درآمد حاصل از اجاره اتاقها می‌آید. غالبا"، اکثر هتلها برای کنترل فروش از یک سیستم برگه کنترل استفاده می‌کنند.
سیستم برگه کنترل مستلزم این است که هیچ دپارتمانی مواد یا موجودی را به دپارتمان دیگر ارسال نکند، مگر اینکه از دپارتمان مربوط یک برگه امضا شده دریافت کند. برگه‌های کنترل در بخش کنترل نگهداشته می‌شوند، و درقبال امضا خطاب به مدیران قسمتهای مختلف صادرمی‌شوند. برگه‌های کنترل در چند نسخه و دارای رنگهای متفاوت‌اند و هر رنگ مخصوص یک دپارتمان است. برگه‌های کنترل معمولا" به‌وسیلة مدیریت سازمانی در جای امنی برای جلوگیری از استفاده ناصحیح نگهداری می‌شوند.
برای اطمینان از خوب کارکردن سیستم، گامهای زیر باید برداشته شود:
• هر دپارتمانی باید دقت کند که هیچ مادة اولیه و هیچ خدمتی بدون کنترل، عرضه یا ارائه نشود.
• هر واحدی که مواد یا خدماتی را ارائه می‌کند، باید ازقبل صحت برگه را کنترل کند.
• هر برگه، باید دارای تاریخ، شماره اتاق میهمان، شماره کارت اعتباری، میزان و مبلغ اقلام سفارش شده، امضای افرادی که برگه را کنترل می‌کنند و نیز امضای مشتری یا میهمان که اقلام را دریافت می‌کند، باشد.
کار سیستم صورتحساب (برگه‌های کنترلی) برای مثال درمورد فروش در رستوران هتل بهتر درک می‌شود. مسئول پیشخدمتها سفارش مشتری یا میهمان را در برگه‌ای که میهمان سفارش غذا داده به‌عنوان برگه سفارشی آشپزخانه ثبت می‌کند. برگه سفارشی آشپزخانه، سه نسخه است؛ دو نسخه به پیشخدمت و یک نسخه به صندوقدار داده می‌شود. پیشخدمت نسخه اصلی را به آشپزخانه‌ای که اقلام مندرج را بر مبنای برگه سفارشی آشپزخانه سرو می‌کند تحویل می‌دهد. آشپزخانه خلاصه‌ای از برگه‌های سفارشی آشپزخانه تهیه و به واحد کنترل ارسال می‌کند. بعد از سرو غذا به میهمان، پیشخدمت برگه دوم سفارش آشپزخانه را به صندوقدار رستوران که صورتحساب را براساس برگه سفارش آشپزخانه در 3 نسخه تهیه می‌کند، تحویل می‌دهد. صورتحساب جهت پرداخت به مشتری ارائه می‌شود. مبلغ دریافت شده ازسوی صندوقدار به‌حساب گذاشته می‌شود. وقتی دو نسخه دیگر ازسوی صندوقدار به‌حساب گذاشته شد نسخه اصلی به مشتری داده می‌شود. در حالتی‌که مشتری از تسهیلات اعتباری هتل استفاده می‌کند امضای او برروی صورتحساب باید گرفته شود.
در پایان روز صندوقدار خلاصه‌ای که نشان‌دهنده فروشهای نقدی و نسیه است، تهیه می‌کند. این خلاصه همراه نسخه دریافت نقدی یا صورتحسابها به واحد کنترل ارسال می‌شود. صورتحسابها (که حالت غیرنقدی دارند)، جهت ثبت در بدهکار حساب میهمان به دپارتمان حسابداری فرستاده می‌شوند. فرایند فوق ممکن است ازسوی سایر دپارتمانها برای فروش انجام شود. بنابراین واحد کنترل کلیه ثبت فروشها را از سایر دپارتمانها دریافت می‌کند. این رویه انجام کار جهت مطالعه و تهیه گزارشهای لازم برای اطلاعات و کنترل سطوح مختلف مدیریت معتبر است.

حسابرسی شبانه
در هتلها، فعالیتهای نقدی در کلیه مکانها انجام می‌شود. به‌منظور نگهداری دقیق کلیه فعالیتهای انجام شده و نیز به‌حساب گرفتن کلیه درآمدهایی که طی روز ایجاد می‌شود، همه هتلها از حسابرسی شبانه استفاده می‌کنند. این کار ویژگی صنعت هتلداری است و در کلیه هتلها در سطح دنیا انجام می‌شود. این نوع حسابرسی نوعی کنترل داخلی است، که ازسوی حسابرسان داخلی در هتل انجام می‌شود. در طی انجام حسابرسی، حسابرس وظایف متفاوتی را انجام می‌دهد. او برای اطمینان از اینکه کلیه فروشها ازسوی دپارتمانهای مربوط انجام شده است، فروشها را علامتگذاری می‌کند. او ملزم به ارائه وضعیت فروش و تهیه گزارش برای مدیریت به شکل روزانه است. شغل حسابرسی در هتلها به سه شکل زیر تقسیم می شود:
• حسابرسی رستوران،
• حسابرسی گیشه پذیرش،
• تهیه گزارشها.
حسابرسی رستوران: حسابرسان خلاصه فروشها را از کلیه منابع درآمدی رستوران که ازسوی صندوقدار تهیه شده دریافت می‌کنند و مراحل زیر را انجام می‌دهند:
• کنترل فیزیکی کلیه صورتحسابها.
• کنترل و اطمینان از اینکه صورتحسابها تحت عناوین صحیح غذا، نوشیدنیها، و غیره در حسابهای مربوط وارد شده‌اند.
• کنترل اینکه کلیه تخفیفها، روی صورتحسابها معتبر بوده و به شکل صحیح و براساس دستور مقامات مجاز بوده است.
• کنترل کلیه صورتحسابهایی که تسویه شده است.
• انجام اصلاحات مورد نیاز.
حسابرسی گیشه پذیرش: در زمان تخلیه اتاق ازسوی میهمان، گیشه پذیرش صورتحساب مناسبی تهیه و آن را با مشتری تسویه می‌کند. این صورتحسابها در مدارک مسئول شیفت طبقه‌بندی می‌شود. هر مسئول شیفت باید یک خلاصه تهیه کند و برای بازرسی در اختیار حسابرس قراردهد. حسابرسان مراحل زیر را انجام می‌دهند:
• مقایسه خلاصه با صورتحسابهای مربوط،
• مشاهده ثبتهای مناسبی که براساس نوع تسویه(نقدی یا اعتباری) انجام شده است؛ این مورد به شکل زیر انجام می‌شود:
الف) برای کلیه پـرداختهـای نقـدی (صورتحسابهای نقدی) باید تمام مبلغ در دفتر نقدی ثبت شده باشد.
 ب‌) برای کلیه پرداختهای اعتباری (استفاده از کارت اعتباری) باید امضای دارنده کارت روی صورتحساب وجود داشته باشد.
ج) برای کلیه میهمانانی که هزینه اقامت آنها، ازسوی سازمان دیگری پرداخت می‌شود، برگه کتبی ارسال شده ازسوی سازمان متعهد به پرداخت هزینه، باید کنترل شود. سازمان یا سازمانها باید تعهد قابل قبولی برای‌ پرداخت صورتحساب میهمانهای خود داشته باشند. برای پیگیری پرداخت وجه صورتحساب، هر صورتحسابی باید به دایره اعتباری ارسال شود.
هر نوع عدم اطمینانی که در پرداخت وجه صورتحساب یافت شود، به‌عنوان مثال، برداشت کوتاهمدت وجوه ازسوی صندوقدار از صندوق یا فراموش کردن ثبت بدهیها، به صورتحساب میهمان یا عدم تسویه صورتحساب، دوره اعتبار و غیره در طی انجام حسابرسی باید مورد توجه قرار گیرد و عمل اصلاحی مناسب آن انجام می‌شود.
تهیه گزارش: گزارشهای زیر روزانه ازسوی حسابرسان شب در طول حسابرسی شبانه آماده می‌شود:
• خلاصه فروش غذا و نوشیدنی. این خلاصه براساس خلاصه فروشهای دریافت شده از فروشهای متفاوت تهیه می‌شود.
• گزارش خلاصه درآمد حاصل از اجاره اتاقها. این گزارش براساس جزئیات ارائه شده ازسوی واحد دفتری تهیه می‌شود.
• گزارش خلاصه فروشهای متفرقه از قبیل رختشویخانه، مرکز تجاری، تلفن، فاکس، کلوپ ورزشی، سالن زیبایی و غیره.
• گزارش جامع.
گزارش جامع شامل موارد زیر است:
• مجموع فروش، به‌علاوه درآمد حاصل از اجاره اتاق و درآمد جزئی دپارتمانهای عملیاتی.
• جزئیات درآمد حاصل از اجاره اتاق شامل شماره اتاق، نرخ متوسط اتاق و درصد اشغال اتاق.
• جمع سایر درآمدها.
به عنوان جزئی از وظایف یادشده، حسابرسان شب همچنین عملیات شمارش وجوه نقد در بخش دفتری را نیز انجام می‌دهند.
چکیده وظایف حسابرسی در هتلها عبارت است از جلوگیری ازبه هدر رفتن وسایل، امکانات و درآمد، سوءاستفاده یا بهره‌بری نادرست از امکانات هتل.

منبع : فصلنامه حسابرس