راهبرد واگذاری کار به نیروهای خارج از سازمان

دکتر رضا نظری

آشنایی با برخی مفاهیم اساسی حسابداری مدیریت

حسابداری مدیریت از شاخه‌های مفید و کاربردی است و آشنایی با مفاهیم آن برای همة حسابداران و حسابرسان ضرورت دارد. فصلنامه حسابرس می‌کوشد علاقه‌مندان ارجمند را بتدریج با مفاهیم اساسی این شاخه از حسابداری آشنا سازد.

استفاده از خدمات اشخاص، مؤسسات و نیروهای خارج از سازمان یکی از رایجترین شیوه‌های راهبردی در محیط تجارت امروز است. برخی از شرکتها بخشی از فعالیتهای خود, نظیر تهیه لیستهای حقوق و دستمزد، خدمات نظافت، نگهداری تأسیسات تهویه مطبوع و خدمات کامپیوتری را به‌جای اینکه به‌وسیله نیروی خود شرکت انجام دهند، به اشخاص دیگر واگذار می‌کنند. روند واگذاری فعالیتها بتدریج توسعه یافته است و بسیاری از شرکتها حتی بخشی از فعالیتهای اصلی و پیچیده خود را که نسبت به آنها بسیار حساسیت دارند، نیز به نیروهای خارج از سازمان واگذار می‌کنند. تصمیمگیری در خصوص واگذاری بخشی از فعالیتها به سایر اشخاص مستلزم انجام بررسیهای کاملی در خصوص مخاطرات واگذاری فعالیت است.

دلایل بسیاری در مورد علل واگذاری فعالیت یا فعالیتها به نیروهای خارج از سازمان وجود دارد که برخی از آنها به شرح زیر است:

نیاز به تخصص و مهارت جدید

شرکت ممکن است دریابد که مهارت و تخصص کارکنان فعلی، برای انجام بخشی از فعالیتها مناسب نیست. این وضعیت ممکن است در آینده موجب حداقل بهبود در فعالیت مزبور گردد. این مشکل را می‌توان با واگذاری فعالیت به انجام‌دهنده‌ای که دارای مهارت و تخصصهای لازم برای انجام فعالیت باشد و صلاحیت اداره فعالیت، به‌کارگیری افراد متخصص و با تجربه و استفاده از فناوری پیشرفته را داشته باشد, برطرف کرد.

دستیابی به مدیریت بهتر

شرکت ممکن است دریابد که بخشی از فعالیتهای اصلی, آن‌گونه که انتظار می‌رود انجام نمی‌شود و دلیل آن ‌نبود مهارت و تخصص کارکنان نیست بلکه مشکل در اداره و مدیریت فعالیت, انجام ندادن بموقع کارها، تولید محصول و ارائه خدمات‏‏‏ با کیفیت پایین است. در چنین وضعیتی بهبود کیفیت مدیریت بسیار مشکل است. بنابر این، واگذاری فعالیت به‌منظور برخورداری از مدیریت بهتر می‌تواند گزینه مناسبی باشد. در این گونه موارد, همچنین می‌توان تنها اداره و مدیریت فعالیت را به نیروهای خارج از سازمان واگذار کرد.

تمرکز راهبرد

مدیران شرکتها اساساً بخش عمده‌ای از اوقات روزانه خود را صرف انجام جزئیات عملیات محدوده فعالیتهای خود - جنبه‌های تاکتیکی شغل- می‌کنند. واگذاری فعالیت، به‌منظور انجام بخش تاکتیکی هر شغل، در حالی که گروه اصلی مدیریت حفظ می‌شود، به مدیریت این امکان را می‌دهد که وقت بیشتری صرف راهبردهایی نظیر حفظ و توسعه بازار، تولید محصول جدید و تأمین بلندمدت مالی، نمایند.

تمرکز بر فعالیتهای اصلی

در هر شرکتی، فعالیتهای معینی وجود دارد که از لحاظ تداوم فعالیت با اهمیت است. شرکتها ممکن است تصمیم بگیرند تمامی توان خود را بر این فعالیتها متمرکز کنند و سایر فعالیتها را به اشخاصی واگذارند که توانایی انجام سایر فعالیتها را بخوبی دارند. شرکتها حتی ممکن است انجام فعالیتهایی را به اشخاص خارج از سازمان واگذار کنند که در حال حاضر فعالیت اصلی محسوب می‌شود اما انتظار می‌رود در آینده نزدیک اهمیت کمتری پیدا کند.

اجتناب از سرمایه‌گذاریهای با اهمیت

بررسیها ممکن است نشان دهد فعالیتی توسط کارکنان شرکت انجام می‌شود که از کارایی برخوردار نیست زیرا سرمایه‌گذاری لازم در ابعاد مختلف فناوری، منابع انسانی و... برای انجام فعالیت صورت نگرفته است. بنابراین، به‌منظور انجام فعالیت به‌طور کارامد می‌بایست سرمایه‌گذاری چشمگیری توسط شرکت انجام شود. با واگذاری فعالیت به اشخاص و مؤسسات خارج از سازمان، می‌توان از انجام سرمایه‌گذاری خودداری کرد.

بهبود انعطاف پذیری

انعطافپذیری در خصوص وضعیتهایی مطرح می‌شود که حجم برخی فعالیتها در زمانهای پیش‌بینی‌ناپذیر افزایش می‌یابد و کارکنان شرکت قادر به انجام بموقع و کارامد آن نیستند. هنگامی که حجم فعالیتی در زمانهای مختلف سال نوسان دارد ممکن است حذف هزینه‌های ثابت مرتبط با کارکنان فعلی شرکت و انتقال فعالیت مزبور به اشخاص خارج از سازمان که در قبال کار انجام شده حق‌الزحمه دریافت می‌کنند، مناسب باشد. این تصمیم موجب می‌شود که هزینه‌های ثابت به هزینه‌های متغیر تبدیل شود.

بهبود نسبتهای عملکرد

برخی شرکتها به‌منظور بهبود نسبتهای ارزیابی عملکرد سازمان، انجام بخشی از فعالیتهای خود را به مؤسسات دیگر واگذار می‌کنند. برای مثال، واگذاری قسمتی از فعالیتها که موجب انتقال بخشی از داراییها به شخص انجام دهنده می‌شود، بازدهی داراییها را افزایش می‌دهد. فعالیتهایی نظیر تعمیر و نگهداری دارائیها، تولید، و خدمات کامپیوتری از جمله فعالیتهایی است که انجام آن به سرمایه‌گذاری عمده در داراییها نیاز دارد. یکی دیگر از نسبتهایی را که می‌توان از طریق واگذاری فعالیتها به اشخاص خارج از سازمان بهبود بخشید، سودآوری فعالیتهاست. شرکت برای بهبود این نسبت، باید تمامی فعالیتهایی نظیر تولید و فروش را که به نیروی انسانی زیاد نیاز دارد، به سایر مؤسسات واگذار نماید.

تقویت اعتبار شرکت

یک شرکت می‌تواند از راهبرد واگذاری بخشی از فعالیتهای خود به سایر مؤسسات، به عنوان ابزار بازاریابی استفاده کند. بدین ترتیب، شرکت، منابع تأمین‌کننده کالا و خدمات مورد نیاز را به مشتریان بالقوه خود معرفی می‌کند و به‌طور ضمنی اعلام می‌شود که چون بخشی از فعالیتهای شرکت توسط برخی شرکتهای معتبر انجام می‌شود، مشتریان می‌توانند نسبت به کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده اطمینان نمایند.

حفظ فعالیتهای قدیمی

ممکن است بررسیها در شرکتی نشان دهد که در صورت به‌کارگیری فناوری جدید، کارکنان فعلی شرکت قادر به انجام همزمان فعالیتهای جاری شرکت و تغییرات نخواهند بود. در چنین وضعیتهایی واگذاری انجام فعالیتهای جاری به اشخاص خارج از سازمان راه‌حل خوبی است که مدیریت بتواند تمامی کوشش خود را در راه تکمیل و انجام ایده جدید به کار برد.

کاهش هزینه‌ها

شرکتها ممکن است به دلایل مختلف نظیر نامناسب بودن وضعیت مالی یا افزایش سودآوری، بر صرفه‌جویی هزینه‌ها تأکید کنند. اگرچه کاهش هزینه‌ها از طریق واگذاری بخشی از فعالیتها امکانپذیر است اما در تمامی وضعیتها به نتیجه درخور‌ ملاحظه‌ای منجر نمی‌شود (مؤسسات تخصصی نظیر مرکز پردازش اطلاعات معمولاً کارهای چندین شرکت را به‌طور متمرکز انجام می‌دهند. این مؤسسات به دلیل تخصصی بودن و متمرکز بودن فعالیتها در یک رشته خاص، هزینه بسیار پایینی دارند و فعالیتهای شرکتها را با هزینه کمتری انجام می‌دهند).

بهبود عملکرد

شرکتها ممکن است در بررسی فعالیتها دریابند که عملکرد یکی از فعالیتها مناسب نیست و یا هزینه‌های آن بسیار زیاد است. مدیریت شرکت می‌تواند به‌منظور ایجاد بهبود در فعالیت مزبور، واگذاری فعالیت را به کارکنان فعلی و یا به نیروهای خارج از سازمان اعلام کند. در این حالت کارکنان فعلی می‌توانند به همراه سایر نیروهای خارج از سازمان, پیشنهادی دربرگیرندة هزینه انجام فعالیت و کیفیت انجام خدمات, ارائه دهند. مدیریت شرکت می‌تواند پس از بررسی پیشنهادها, انجام فعالیت توسط کارکنان شرکت را حفظ کند اما هزینه‌های کارکنان و سطح عملکرد، براساس اطلاعات به‌دست آمده از پیشنهادها, تعیین شود.

اجرای طرح راهبردی جدید

مدیریت شرکتی ممکن است تجدید سازمان شرکت به‌طور کامل را اعلام کند و از نیروهای خارج از سازمان بخواهد که ضرورت تغییر در سازمان فعلی را بررسی کنند. با انجام چنین اقدامی در آغاز طرح تجدیدنظر در ساختار سازمانی، کارکنان درمی‌یابند که مدیریت در انجام تغییرات جدی است و بسیار محتمل است که تغییر در ساختار سازمان ایجاد شود.

قبل از تصمیمگیری برمبنای یک یا چند دلیل از دلایل اشاره شده، مدیریت شرکت ‌باید ابتدا دلایل اصلی واگذاری کار به نیروهای خارج از سازمان را به دقت بررسی و تجزیه و تحلیل کند. گاهی اوقات استفاده از خدمات مشاوره‌ای به‌منظور بررسی عملکرد کارکنان فعلی شرکت و مقایسه عملکرد واقعی آنها با آنچه مشاهده می‌گردد، مفید است. گاهی اوقات نیز بررسی توانمندیهای کارکنان شرکت قبل از واگذاری بخشی از فعالیتها به نیروهای خارج از سازمان ممکن است از واگذاری فعالیت جلوگیری نماید.

منبع : فصلنامه حسابرس – شماره 11