نگاهی به راهبری

S. Hamaker

مقدمه مترجم

عنوان گزارش اجتماعی روز یکشنبه 4 اسفند سال 1381 روزنامه همشهری، «ضعف مدیریت؛ بحران بحرانها» بود. این گزارش، شاهد خوبی بر این مدعاست که مسئله مدیریت، در ایران هم باید جدی گرفته شود. شاید عده‌ای عقیده دارند که مدیران، غیر از شرکت در جلسات و امضای متنهای آماده شده توسط زیردستان خود، کاری نمی‌کنند. شاید عده‌ای از مدیران هم از همین‌گونه باشند. برای متوجه کردن این عده از مدیران به مسئولیتهای مدیریت و آشنا کردن مدیران و غیرمدیران با وظایف خطیر مدیریت، باید شناخت بهتری از مدیریت در جامعه گسترش یابد. برای جلب توجه خوانندگان، برخی از جملات گزارش مزبور به‌طور انتخابی و گاه، با دستکاری جزئی، نقل شده است. امید آن که خوانندگان علاقه‌مند، به اصل مقاله یا مقاله‌های مشابه که دردها را می‌شکافند، مراجعه کنند و برای مداوا، گامهایی در محدوده امکانات خود بردارند.

بخش جدید و پر اهمیت مدیریت که نتیجه پیشرفتهای فناوری است، مدیریت فناوری اطلاعات است که لازم است برای تبیین اهمیت آن، توضیح مختصری در این مقدمه بیاید.

همان‌گونه که برای ساده شدن بررسی هر موضوع اقدام به تقسیمبندی آن می‌شود، موضوع مدیریت هم از جنبه‌های مختلفی تقسیمبندی شده است. اخیراً در نشریات خارجی عنوان جدیدی به نام «Governance» مشاهده می‌شود که در آن، موضوعات ویژة مدیریتِ در سطحِ بالا یا راهبری سازمانها و شرکتها، شامل مواردی چون هدفها، خط مشی‌های کلی و مسائل راهبردی، بررسی می‌شود. با توجه به اهمیت فناوری اطلاعات، روشهای مدیریت جامع این بخش هم مورد توجه قرار گرفته و زیر عنوان راهبری فناوری اطلاعات، مطالبی درباره آن ارائه می‌شود. موسسه‌ای هم با همین نام تاسیس شده که نشریاتی در این زمینه منتشر کرده است.

به سبب آشنایی ناچیز هیئت‌مدیره و مدیران رده بالای سازمانها و شرکتها با فناوری اطلاعات:

• بدون بررسی جنبه اقتصادی، مبالغ زیادی برای به‌کارگیری فناوری اطلاعات هزینه می‌شود،

• هیچ گونه کنترلی درمورد بازده بخش فناوری اطلاعات وجود ندارد،

• بیشتر سازمانها و شرکتها تنها تظاهر به استفاده از فناوری اطلاعات می‌کنند و فرایندهای اصلی کماکان با سیستمهای قبلی ادامه دارد،

• ضوابط مناسبی برای ایجاد سیستمهای مطمئن و پیشگیری از خطرها ایجاد نشده است و فناوری اطلاعات، قابل اعتماد نیست،

• مدیران فناوری اطلاعات پاسخگو نیستند و تقریباً خودمختار شده‌اند.

به دلیل وجود مسائلی از این‌گونه است که موضوع راهبری و بویژه راهبری فناوری اطلاعات اهمیت زیادی پیدا کرده است و انجمنهای زیادی تشکیل و پژوهشهای متعددی در این زمینه انجام می‌شود. مقاله «نگاهی به راهبری» نیز چون شامل مطالبی اساسی درباره مسائل مورد نظر بود، تقدیم علاقه‌مندان می‌شود.

انواع راهبری

رسواییهای پر سروصدای شرکتهای بزرگ در چند سال اخیر، سبب شده است که نیاز به بهبود در مدیریت کلی یا راهبری شرکتها بیشتر احساس شود. این مقاله به انواع راهبری نامبرده در زیر نگاهی دارد و سپس، به بررسی ارتباط آنها با یکدیگر می‌پردازد:

• راهبری شرکتها،

• راهبری واحدهای انتفاعی،

• راهبری فناوری اطلاعات.

در ابتدا، سه نوع راهبری بالا تعریف می‌شود. جدول 1 نموداری مقایسه‌ای است که خلاصه اختلافهای بنیادی بین این سه نوع راهبری در آن آمده است. در دنبال آن نگاهی دارد به مفهوم جدید راهبردی واحد انتفاعی که در شکل 1 آمده است. سپس به بررسی روشهای درست راهبری می‌پردازد. در آخر، برای کمک به ارزیابی روش موجود راهبری در شرکت، پرسشهایی برای نمونه، ارائه شده است.

هیئت‌مدیره ضمن آن که تصمیم به محکم کردن روشهای رهبری دارد، باید تواناییهای خود را در موضوعات حسابدهی، شفافیت و افشا نیز بهبود بخشد. راهبری واحد انتفاعی، چارچوب کاملی برای حسابدهی فراهم می‌آورد که تمام فعالیتهای مدیریتی، شامل راهبری شرکت و راهبری فناوری اطلاعات را نیز هماهنگ می‌کند. بیشتر فعالیتهای مدیریتی، به اطلاعات مفید و قابل اتکا وابسته است.

راهبری شرکتها

راهبری شرکتها مفهوم جدیدی است که در دهه 1990 میلادی به‌وجود آمد و بیشتر بورسهای سهام دنیا نیز آن را تأیید کرده‌اند. یکی از مهمترین پشتیبانهای این مفهوم، سازمان توسعه و همکاری اقتصادی است که سازمانی چند ملیتی و متشکل از حدود 30 کشور پیشرفته اقتصادی دنیاست.

در سال 1999، سازمان توسعه و همکاری اقتصادی، رهنمودهایی به نام «اصول راهبری شرکتها» تدوین کرد. این اصول بعداً توسط وزیران دارایی گروه 7 تصویب و در نشریه راهنمای سازمان توسعه و همکاری اقتصادی برای شرکتهای چندملیتی، در فصل مربوط به افشا و شفافیت، گنجانده شد. از آن پس، بسیاری از سازمانهای بین‌المللی و دولتها، اصول و رهنمودهای مشابهی را برگزیده‌اند. ساختار راهبری هر شرکت در اساسنامه، آیین‌نامه‌ها و هدفهای رسمی آن تعیین می‌شود. اهمیت راهبری خوب، بطور گسترده‌ای در دنیا، به‌عنوان یکی از بهترین روشها شناخته می‌شود. “هدف تمامی اقدامها در مورد راهبری شرکتها، به‌وجود آوردن هیئت‌مدیره‌هایی است که در حفظ منافع سهامداران کوشا باشند و سعی کنند قدرت مدیرعامل را با توان هیئت مدیره در نگهبانی درست از سازمان، متعادل سازند”.

راهبری واحد انتفاعی

راهبری واحد انتفاعی عبارت غیررسمی نسبتاً جدیدی است که معرف طرز مدیریت سازمان در کل، است. طبق تعریف انجمن حسابرسی و کنترل سیستمهای اطلاعاتی، راهبری واحد انتفاعی “مجموعه مسئولیتها و فعالیتهای هیئت مدیره و مدیران اجرایی در راه ارائه هدایت راهبردی و حصول اطمینان از دستیابی به هدفها و مدیریت درست خطرها و نظارت بر استفاده مسئولانه از منابع واحد انتفاعی است”.

راهبری فناوری اطلاعات

راهبری فناوری اطلاعات نظام شناخته‌شده‌ای است که مکمل راهبری واحد انتفاعی، فرض می‌شود. با این که بخش فناوری اطلاعات توسط مدیر فناوری اطلاعات اداره می‌شود، مسئولیت راهبری آن بر عهده هیئت‌مدیره و گروه اجرایی است. در صف مقدم پشتیبانیهای راهبری فناوری اطلاعات، انجمن حسابرسی و کنترل سیستمهای اطلاعاتی قرار دارد که در سال 1998 موسسه راهبری فناوری اطلاعات را تاسیس کرد. کار این موسسه تنها تعریف و اشاعه مفاهیم راهبری فناوری اطلاعات است. “راهبری فناوری اطلاعات، شامل هدایت و ایجاد ساختارها و فرایندهایی است که مطمئن سازد فناوری اطلاعات، پشتیبان و گسترش دهنده راهبردها و هدفهای واحد انتفاعی است”.

راهبری واحد انتفاعی، چارچوب حسابدهی

عبارت راهبری واحد انتفاعی نیز مانند کلمه آزادی از مفاهیمی است که همه می‌فهمند اما، هیچ سازمان رسمی مسئول ارائه تعریف و اشاعه آن نیست. بنابراین، آن‌چه در این بحث ارائه می‌شود برداشت شخصی نویسنده است.

راهبری واحد انتفاعی همچون چتری پوشش دهنده، در شکل 1 نشان داده شده است. راهبری واحد انتفاعی چارچوب حسابدهی برای تمام فرایندهای مدیریت است. این چارچوب (در ظاهر و باطن) توسط مدیران اجرایی، زیر نظر هیئت‌مدیره تدوین می‌شود. آنان، با همکاری یکدیگر سعی می‌کنند تا با هماهنگ کردن تمام فعالیتها از راه تدوین و اجرای رهنمودهای راهبردی و عملیاتی و هم‌چنین تعیین روش برخورد با خطرها، استفاده از منابع واحد انتفاعی را بهینه کنند.

مزایای راهبری درست

راهبری درست، ارزش سهام را افزایش می‌دهد

شواهد افزایش ارزش سهام درنتیجه راهبری درست شرکت در نتایج دو بررسی انجام شده توسط شرکت مکینزی (McKinsey & Company) همراه با شرکت انستیتوشنال اینوستورز (Institutional Investors, Inc.)، در فصلنامه آن شرکت، ارائه شده است. هر دو بررسی نشان می‌دهد که سرمایه‌گذاران بین‌المللی عمده، حاضرند برای سهام شرکتهایی که به داشتن راهبری درست، شناخته شده‌اند، مبلغی بین 11 تا 16 درصد (بررسی سال 1996) یا 18 تا 28 درصد (بررسی سال 2000) اضافه بر معمول، پرداخت کنند.

راهبری ضعیف، نتایج زیانباری خواهد داشت

شواهد این زیانها، با نقل نمونه‌هایی از مقاله‌های خبری اخیر، در زیر آمده است. این گزیده‌ها، بویژه، ارتباط پیچیده و پرهزینه بین راهبری واحد انتفاعی و راهبری فناوری اطلاعات را نشان می‌دهد.

نبود اطلاعات اجرایی

“قرار دادن لاستیکهای معیوب شرکتهای بریجستون و فایرستون در دید مردم خشمگین، یک خطای خط تولید نبود. بلکه مشکلی اطلاعاتی بود... من مطمئنم که در صورت وجود یک سیستم کامل اطلاعاتی، مدیران می‌توانستند آن خطا را پیش از آن که تبدیل به مشکل شود، کشف کنند. ما هنوز هم نمی‌دانیم چرا مدیران این شرکتها بی‌اطلاع بودند”.

انباشته شدن سریع

در سال 2000، شرکت امریکایی دینامکس (Dynamax, Inc.) واقع در شهر دالاس، ایالت تکزاس، توسط کمیسیون ایمنی بورس، بازرسی و امکانات اعتباری 115 میلیون دلاری آن بسته شد و در آستانه حذف از بورس امریکا قرار گرفت و توسط سهامداران به اتهام مدیریت بد و تقلب مسئولان شرکت، تحت پیگرد قرار گرفت. مشکلات سیستم جدید 240 میلیون دلاری تحویل کالا و خدمات در روز سفارش، گردابی از مسائل حسابداری بود که در نتیجه ادغامها و خریدهایی آن چنان زیاد و سریع که مهلت کافی برای مدیریت عملیات مالی آنها نمی‌داد، پیش آمده بود. از حسابداران موسسه دیلویت اند تاش (Deloitte & Touche LLP) برای تنظیم حسابها استمداد شد و آنها هم به دلیل مشکلات گرداوری اطلاعات از منابع مختلف، تقاضای تمدید مهلت کردند.

نبود هماهنگی راهبردی

آن‌گونه که در شماره 15 نوامبر سال 2001 سی‌آی‌او مگزین (CIO

Magazine) آمده است، شرکت قدرتمند مشاوره‌ای گارتنر (Gartner, Inc.)، مجبور شد به مسائل هماهنگی شرکت خود رسیدگی کند. در سال 1999، این شرکت برای مشخص کردن این که کدام پروژه فناوری اطلاعات، پشتیبان استراتژی شرکت است، سیستمی نداشت. چندین پروژه برای انجام یک کار موجود بود و هر پروژه هدف متفاوتی داشت. شرکت متوجه شد که مشکلات زیادی در کارش وجود دارد. ماهی یک میلیون دلار صرف فناوری اطلاعات می‌شد، 8 میلیون دلار در سال به‌دلیل نداشتن سیستم متمرکز خرید، هدر می‌رفت و تمام فرصتهای کاستن از هزینه، از دست می‌رفت. این مسائل، به‌دلیل تضعیف روحیه تمام کارکنان و مدیران اجرایی، موجب مشکلات بیشتری می‌شد. گمان بر این است که ضعف ارتباطات موجب ناتوانایی شرکت در تصمیم‌گیری درست، در انجام خرید راهبردی شرکت تک رپابلیک (TechRepublic) شد که زیانی حدود 107 میلیون دلار داشت. به‌نظر می‌رسد که این موضوع یکی از عوامل مهم کاهش قیمت سهام شرکت، از 18 دلار درماه مارس سال 2000 به 6 دلار در یک سال بعد است.

مدیریت نامناسب خطرهای فناوری اطلاعات

در یکی از موارد نادر متهم کردن یکدیگر در انظار عمومی، دو شرکت تکنولوژی (Technologies Inc.) و شرکت نایکه (Nike Inc.) درباره علت بروز مشکل در نرم‌افزار خاصی که منتج به کمبودها یا زیادی کالا و تاخیر در تحویل می‌شد با هم برخورد داشتند. نایکه ادعا کرد که این مشکل موجب خسارتی معادل صد میلیون دلار در فروش شرکت شده است. مطرح شدن این مسائل، موجب کاهش حدود 20 درصدی بهای سهام هر دو شرکت شد. نتایج رسیدگی نشان داد که یک مشکل انسانی وجود داشت. فردی مسائل ناشی از خطرهای آن نرم‌افزار را کنترل نکرده بود.

ضعف مدیران اجرایی

طرح بیمه بهداشت آکسفورد نتوانست میلیونها دلار هزینه‌های پزشکی خود را وصول کند که نتیجه آن هزینه 200 میلیون دلاری و صرف‌نظر کردن از بیش از صد میلیون دلار حق بیمه وصول نشده بود. آرتور چامپ (Arthur Jim Champ) نوشت “من مطمئنم که بالاخره معلوم خواهد شد که ورشکستگی بیمه آکسفورد بیشتر ناشی از ضعف مدیران اجرایی آن بوده است تا از هم پاشیدگی سیستم اطلاعاتی کامل وزارت بهداری”.

کنترل کیفیت ضعیف

پس از کشف این که در راهنمای تلفن محلی ناحیه‌ای در اطراف دالاس، 4000 شماره چاپ شده است که مشتریان مایل به نشر آن نیستند (مانند شماره تلفن خانمهایی که مایل نبودند مزاحم تلفنی داشته باشند و افراد پلیس که نگران خانواده خود بودند) مسئولان مربوطه مجبور شدند، ده‌ها هزار جلد راهنما را جمع‌آوری کنند.

مزایای کلی راهبری خوب را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:

• بیشینه کردن درامد با به‌کارگیری منابع در پرسودترین فعالیتها،

• کمینه کردن خطرهای عملیاتی و شهرت بد با برنامه‌ریزی بهتر فعالیتهای عمده واحد انتفاعی (که معمولاً در بررسیهای معمولی و حسابرسیها مورد توجه قرار نمی‌گیرد)،

• حفظ درامدهای به‌سختی کسب شده (در مواردی که در صورتهای مالی به‌طور روشن منعکس نمی‌شود) با:

? کاستن از دوباره‌کاری، هدر رفتن و ابطالی‌ها،

? کاستن از زیان، جرائم و خسارتها،

? عادی‌سازی رویه‌های راهبری،

• نرخ بیمه مناسبتر برای مدیران و مسئولان،

• افزایش اعتماد تمام اشخاص ذینفع (کارکنان، مشتریان، تامین‌کنندگان مواد، اعتباردهندگان و صاحبان سهام) به سازمان،

• بهسازی عملیات و اطلاعات برای واکنش بهتر به تغییرات در بازار.

راههای اصلاح راهبری شرکت

ضرورت بهبود و اصلاح راهبری شرکتها اخیراً مورد توجه بیشتر رسانه‌های ارتباطی جهان قرار گرفته است. این مقاله گنجایش بازنگری به تمام موارد مربوط را ندارد؛ اما، بیشتر منابع مزبور توافق دارند که با تقویت راهبری شرکت، حسابدهی و شفافیت، اطلاعات بهتری ایجاد می‌شود. لازمه استقلال هیئت‌مدیره، اطلاعات و روشهای بهتر برای ارزیابی مناسب و نظارت بر شرکت است. چارچوب یکنواخت‌شده راهبری واحد انتفاعی می‌تواند به هیئت‌مدیره و مدیران اجرایی کمک کند تا راهبردها و سیستم کنترل داخلی را بهسازی و متمرکز سازند.

گسترش نقش فناوری در تمام زمینه‌ها موجب شده است تا راهبری فناوری اطلاعات بخش مهمی از راهبری واحد انتفاعی باشد. امروزه بخش فناوری اطلاعات واحد انتفاعی ابزارهای لازم را برای موارد نام برده شده در زیر فراهم می‌کند:

• ایجاد امکان اقدامهای راهبردی که مولد برتری رقابتی است،

• تامین اطلاعات تحلیلی و راهنمای تصمیم‌گیری مدیران (شامل فعالیتهای راهبری)،

• پیگیری عملکرد سازمان در بخشهای مالی و غیرمالی،

• نظارت بر سیستمهای کنترل داخلی،

• شناسایی و ثبت ذخایر دانشی در واحد انتفاعی،

• سرپرستی خط‌مشی شرکت درباره اطلاعات مانند ایمنی، خصوصی‌بودن، مداومت و بازسازی پس از بروز سوانح.

پرسشهای نمونه

پرسشهایی برای کمک به شناخت وضعیت راهبری در واحد انتفاعی در زیر می‌آید. این پرسشها، با توجه به حوزه‌های فعالیت راهبری (برنامه‌ریزی راهبردی، مدیریت مالی، عملیات و چارچوب کنترلی) تفکیک شده‌اند.

در زمینه برنامه‌ریزی راهبردی

• آیا سازمان، فرایند یکپارچه‌ای برای برنامه‌ریزی راهبردی دارد که بتواند با پشتیبانی کمیته‌های مشاوره‌ای مختلف، پیشنهادها را از یک دیدگاه واقعی، بررسی و اولویت‌بندی کند؟

• در صورت مثبت بودن جواب پرسش بالا، آیا فعالیتهای فناوری اطلاعات هم مشمول این بررسیها است؟

• آیا سازمان می‌تواند پیشرفت در جهت هدفهای درازمدت را به‌طور مستمر اندازه‌گیری کند یا تغییر معیارها ادامه دارد؟

• آیا سازمان به سوی وضعی با آینده برنامه‌ریزی‌شده پیش می‌رود یا به‌طور ثابتی در حالت به‌هم‌ریخته است؟

• آیا روش مشخصی برای اولویت‌بندی پروژه‌ها وجود دارد و در آن عواملی غیر از میزان برگشت سرمایه منظور می‌شود؟

• آیا هدفهای تعیین شده مناسب و قابل دسترسی است؟ آیا این هدفها مقبول سطوح اجرایی است و در خطوط مقدم عملیاتی، خریدار دارد؟

• آیا اولویتهای سازمان به‌روشنی مشخص شده است یا مجریان همواره با مجموعه‌ای از اولویتهای درجه یک مواجهند؟

• آیا همه سازمان در جریان فعالیتهای عمده قرار می‌گیرند؟ چه پیش‌بینی‌هایی برای جلوگیری از انجام فعالیتهای مشابه در بخشهای مختلف شده است؟

• آیا فعالیتهای بزرگ در سطح سازمان به‌خوبی برنامه‌ریزی و اجرا می‌شود؟ آیا واحدهای دورافتاده هم منظور می‌شوند؟

• آیا مدیران اجرایی برای درک تفصیلهای عملیاتی و تاثیر تصمیمهای راهبردی وقت صرف می‌کنند؟

در زمینه مدیریت مالی

• آیا استانداردهای حسابداری رعایت می‌شود؟ آیا این استانداردها در تمام سازمان به‌کار گرفته شده است؟ آیا از انعطاف کافی برای مناطق، برخوردار است؟

• آیا هیچ روش مشکوک حسابداری، در عمل مورد استفاده قرار گرفته است؟

• آیا اطلاعات مالی در زمان نیاز و بموقع در دسترس است؟

• آیا حسابرسان داخلی و مستقل واقعاً مستقلند؟ و آیا آنان دسترسی مستقیم به هیئت‌مدیره دارند؟

• آیا داراییهای ثابت به‌خوبی کنترل و نظارت می‌شود؟

• آیا شرکت، ذخیره مالی مناسبی دارد که بتواند دوره‌های بد اقتصادی را بگذراند؟

در زمینه عملیات

• آیا تشکیلات سازمانی شرکت منعکس‌کننده و آسان‌کننده فعالیتهای شرکت هست؟

• آیا وظایف و مسئولیتها در شرکت به‌خوبی و به‌گونه‌ای تدوین شده است که بندرت مسائلی بین واحدها بلاتکلیف بماند؟

• آیا فرایندهای کاری به اندازه کافی کارامد و دارای کنترلهای مناسبی هست؟ آیا فعالیتهای استثنایی زیاد است؟

• آیا سیستمهای فناوری، امکانات فرایندی و تحلیلی کافی را تامین می‌کنند؟

• آیا خط‌مشی‌ها و استانداردها به‌طور مناسبی تدوین و در سطح سازمان منتشر می‌شود؟

• آیا به مسائل ایمنی، رازداری و بازسازی پس از سوانح، همان‌گونه که در زیرساختهای فناوری اطلاعات مورد توجه است، در امور بازرگانی هم توجه شده است؟

• آیا اطلاعات در تمام سازمان هماهنگ شده است (فهرست بهای کالاها و خدمات، مشخصات قطعات، فرهنگ اصطلاحات، تاریخ و شرایط ترفیعات)؟

• آیا برخی اطلاعات تنها نزد افراد معینی است؟ آیا از دست دادن این افراد برای سازمان خطر ایجاد می‌کند؟

در زمینه چارچوب کنترلی

• آیا هیئت‌مدیره بهترین روش راهبری را برای فعالیت شرکت به‌کار گرفته است؟

• آیا سازمان، روشهای استاندارد مدیریت خطر را برای فعالیتهای شرکت به‌کار گرفته است؟ در این صورت، کدام استانداردها مورد استفاده است؟

• آیا خطرهای در سطح واحد انتفاعی (خطرهای راهبردی یا بازرگانی، شهرت و فناوری) هم مشابه خطرهای در سطح فعالیتها کنترل می‌شود؟

• آیا کوششهای مربوط به مدیریت خطرها، حسابرسی داخلی، ایمنی و کنترل کیفیت با هم هماهنگ شده است؟

• آیا مدیریت اطمینان دارد که اطلاعات بسیار مهم و مستندات شرکت به‌روشی مسئولانه ثبت، ذخیره و واگذار می‌شود؟

• آیا فرایندها، سیستمها و ضوابط عملیاتی به‌طور مناسبی در تمام شرکت، مستند و استاندارد شده است؟

خاتمه

وجود یک چارچوب راهبری مناسب، منافع زیادی دارد. علاوه بر راهبری شرکت، هر سازمانی باید به راهبری واحد انتفاعی و بخش فناوری اطلاعات خود نیز توجه کند. شرکتها باید یک چارچوب کامل و هماهنگ حسابدهی داشته باشند که تنظیم‌کننده و متمرکزکننده منابع عمده شرکت در جهت تامین ارزش بیشینه و حفظ آن باشد.

منبع:

1- Information Systems Control Journal, Vol. 1, 2003

پانوشتها:

1-Organization for Economic Co-operation and Development (OECD)

2- G7 Finance Ministers

3- Oxford Health Plans

منبع : فصلنامه حسابرس