معرفی وبلاگ
دسته
آرشیو
آمار وبلاگ
تعداد بازدید : 4573857
تعداد نوشته ها : 10297
تعداد نظرات : 320
Rss
طراح قالب
مهدي يوسفي
روزگار حاضر را می توان دوران حرف e دانست. تنها کافى است که یک پیشوند e به اول هر چیزى بیاورید تا نام آخرین تحولات در هر زمینه را به دست آورید.
تجارت الکترونیک، بانکدارى الکترونیک، شهر الکترونیک، پرسشنامه الکترونیک، مجله الکترونیک، بانکدارى الکترونیک، پست الکترونیک، موسیقى الکترونیک، دفتر الکترونیک، نشر الکترونیک، اعتبارمالى الکترونیک و... نهایتاً روابط عمومى الکترونیک و دولت الکترونیک از پدیده هایى است که بحث روز خدمات نوین ارتباطى در جهان است. اکنون مراجعه به پایگاههاى اینترنتى در کشورهاى صنعتى و پیشرفته، جاى مراجعه به تمام سازمانها و ادارات دولتى را تا حد قابل توجهى گرفته است و همه خدمات دولتى از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شرکت ها، اخذ مجوزهاى شغلى یا اخذ مدارک قضایى و... همگى توسط این پایگاهها انجام خواهد شد.
اگر بخواهیم تعریفى از روابط عمومى الکترونیک داشته باشیم باید بگوئیم که: روابط عمومى الکترونیک نحوة بکارگیرى فنآوریهاى جدید ارتباطى و شیوه هاى نوین اطلاع رسانى در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته هاى مخاطبان بطور لحظه اى (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومى است.
شاید بتوان گفت روابط عمومى الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک اصطلاحى است که به ارائه خدمات دولتى از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهاى رایانه اى اطلاق می شود .
غایت بحث راه اندازى روابط عمومى الکترونیک در ایران، رسیدن به روزى است که بتوان تمام خدمات دولتى و حتى خصوصى را به راحتى و حتى بدون نیاز به مراجعه به پایگاههاى مختلف، تنها با اتصال به یک پایگاه واحد انجام داد.در شکل سنتى روابط عمومى براى راهنمایى مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوى راهنماى طبقات و مواردى از این قبیل بود. فرض کنید بسیارى از سازمانهاى رسمى کشور، داراى ساختمانهاى متعددى است و شما براى انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانى و یا آدرسهاى متفاوتى مراجعه کنید. از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتى است که اصولاً روابط عمومى هاى سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشورى به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند.
اما شکل جدید روابط عمومى با توجه به خدماتى که ارائه میدهد و نیازهایى که مخاطبان با آن روبرو هستند، میتواند جهت گسترش فعالیتهاى خود و کاهش ترافیک کارى به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل میشوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد.درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشناکردن کاربرها با بخشهاى مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلى و... میتواند از موارد و اطلاعاتى باشد که روابط عمومى ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهمتر امکان دسترسى یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است. نکته اى که نباید آنرا فراموش کنید این است که شاید مخاطبین شما زبانى غیر از زبان فارسى داشته باشند و زبان اصلى آنها انگلیسى، فرانسه یا عربى باشد. از این رو لازم است نسخه اى از سایت شما به زبان یا زبان هایى باشد که آمار مخاطبان بالایى در تماس با روابط عمومى یا سایر بخشها (امور بین الملل و...) دارند. کارگزاران روابط عمومى، باید اطلاعاتى را که مورد نیاز کاربران است بر اساس دسته بندیهایى که انجام میدهند با توجه به اهمیت موضوع در صفحات سایت تقسیم بندى کنند و از طراح سایت بخواهند که کدام بخش اطلاعات در صفحه اول وب (Home Page) قرار بگیرد و مابقى در دیگر صفحات. به عبارتى دیگر انتقال تجارب روابط عمومى با مدیران سایت در ارائه سایت بهینه و کارا بر اساس پیشنهادهاى کارگزاران این بخش میتواند کارگشا و مثمر ثمر واقع شود.
البته در بعضى از سازمانها، وب سایت در اختیار روابط عمومى است ولى اگر اجراى این بخش در اختیار سایر ادارات چون (انفورماتیک، رایانه، اتوماسیون ادارى و...) باشد، بهتر است هدایت آن و موارد قابل درج در سایت مستقیماً توسط روابط عمومى ها ارائه شود. چرا که تا حدودى شخصیت یک سازمان با روابط عمومى آن در فضاهاى مجازى رابطه مستقیم دارد.
اکنون کشورهاى پیشرفته دنیا به روابط عمومى ها نگاه مثبتى دارند و مبالغ زیادى را در امر روابط عمومى و تبلیغات، هزینه میکنند. طى سالهاى اخیر استفاده از بخش خصوصى در انجام امور روابط عمومى پرطرفدار شده است و مردم نیز نسبت به موسساتى که بدین سمت رفته اند، اعتماد بیشترى پیدا کرده اند.
روابط عمومى الکترونیک و ده ها مزیت
پیشتر به تعریف روابط عمومى الکترونیک (Electronic Public Relations) پرداختیم و نقش آنها را در ایجاد دولت الکترونیک و راهبرى سازمانها بیان داشتیم و گفتیم که روابط عمومى ها نقش مهم و کلیدى در برخورد با مخاطبان یک سازمان دارند و به دلیل حجم بالاى ارتباطات آن با قشر زیادى از مخاطبانى که روزانه به آنها مراجعه میکنند و درخواست اطلاعات میکنند، میتوانند راه حلهاى مطلوبى را در اختیار مدیران سازمان و حتى وب مسترهاى سایتهاى اینترنتى سازمان بدهند. همچنین به این نکته تاکید کردیم که روابط عمومى الکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود. با وجود چنین ابزارى است که مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهاى مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بى اغراق سرعت در اطلاع رسانى اصلى ترین عنصرى است که روابط عمومى الکترونیک را به روابط عمومى سنتى تحمیل کرده است. کارگزاران روابط عمومى براى بهره بردارى از این سرعت و دقت طلایى لازم است تکنیکهاى نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهاى جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود. از این رو روابط عمومى الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست.
مزیت هاى روابط عمومى الکترونیک
از مزیتهاى روابط عمومى الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادى کاهش خواهد داد. طراحى و تهیه بروشورها، گزارشهاى آمارى، نشریات درون سازمانى و یا برون سازمانى و... را براحتى مى توان از طریق اینترنت و یا اینترانت منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که کمترین هزینه و زمان را میطلبد. به عبارتى شما میتوانید هزینه چاپ، طراحى، کاغذ و... را با الکترونیکى شدن، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید!
ضمن اینکه در چاپ مقدار تکثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت محدودیت توزیع وجود ندارد. هزینه چاپ بسیار بالا ولى هزینه ایجاد صفحات الکترونیکى بسیار پائین است. مطالب چاپ شده را به سادگى نمیتوان یافت اما یافتن مطالب الکترونیک به مراتب ساده تر است. نگهدارى مطالب چاپ شده نیاز به فضاى بیشترى دارد و ... یا از طریق نظرسنجیهایى که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار و انتخاب نمونه هاى آمارى و اعزام پرسشگران آموزش دیده است در روابط عمومى الکترونیک مى توانید نظرات مردم را حداقل از سراسر کشور به سادگى و کمترین هزینه جمع آورى کنید.
از دیگر مواردى که جزء مهمترین مزایاى روابط عمومى الکترونیک است میتوان به اطلاع رسانى لحظه اى، دسترسى سریع به اطلاعات، کاهش حجم نامه هاى ادارى و بایگانى، پائین آوردن هزینه ها (چاپ و انتشار، برگزارى نمایشگاه و...) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره کرد.در این دوران روابط عمومى ها با مردم یک شهر یا کشور طرف نیستند بلکه بخش عمده اى از فعالیت خود را باید به امور بین الملل اختصاص دهند و پیش بینى این بخش در چارتهاى سازمانى روابط عمومیها در آینده نزدیک ضرورى است.
تجارت الکترونیک، بانکدارى الکترونیک، شهر الکترونیک، پرسشنامه الکترونیک، مجله الکترونیک، بانکدارى الکترونیک، پست الکترونیک، موسیقى الکترونیک، دفتر الکترونیک، نشر الکترونیک، اعتبارمالى الکترونیک و... نهایتاً روابط عمومى الکترونیک و دولت الکترونیک از پدیده هایى است که بحث روز خدمات نوین ارتباطى در جهان است. اکنون مراجعه به پایگاههاى اینترنتى در کشورهاى صنعتى و پیشرفته، جاى مراجعه به تمام سازمانها و ادارات دولتى را تا حد قابل توجهى گرفته است و همه خدمات دولتى از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شرکت ها، اخذ مجوزهاى شغلى یا اخذ مدارک قضایى و... همگى توسط این پایگاهها انجام خواهد شد.
اگر بخواهیم تعریفى از روابط عمومى الکترونیک داشته باشیم باید بگوئیم که: روابط عمومى الکترونیک نحوة بکارگیرى فنآوریهاى جدید ارتباطى و شیوه هاى نوین اطلاع رسانى در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته هاى مخاطبان بطور لحظه اى (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومى است.
شاید بتوان گفت روابط عمومى الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک اصطلاحى است که به ارائه خدمات دولتى از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهاى رایانه اى اطلاق می شود .
غایت بحث راه اندازى روابط عمومى الکترونیک در ایران، رسیدن به روزى است که بتوان تمام خدمات دولتى و حتى خصوصى را به راحتى و حتى بدون نیاز به مراجعه به پایگاههاى مختلف، تنها با اتصال به یک پایگاه واحد انجام داد.در شکل سنتى روابط عمومى براى راهنمایى مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوى راهنماى طبقات و مواردى از این قبیل بود. فرض کنید بسیارى از سازمانهاى رسمى کشور، داراى ساختمانهاى متعددى است و شما براى انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانى و یا آدرسهاى متفاوتى مراجعه کنید. از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتى است که اصولاً روابط عمومى هاى سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشورى به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند.
اما شکل جدید روابط عمومى با توجه به خدماتى که ارائه میدهد و نیازهایى که مخاطبان با آن روبرو هستند، میتواند جهت گسترش فعالیتهاى خود و کاهش ترافیک کارى به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل میشوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد.درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشناکردن کاربرها با بخشهاى مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلى و... میتواند از موارد و اطلاعاتى باشد که روابط عمومى ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهمتر امکان دسترسى یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است. نکته اى که نباید آنرا فراموش کنید این است که شاید مخاطبین شما زبانى غیر از زبان فارسى داشته باشند و زبان اصلى آنها انگلیسى، فرانسه یا عربى باشد. از این رو لازم است نسخه اى از سایت شما به زبان یا زبان هایى باشد که آمار مخاطبان بالایى در تماس با روابط عمومى یا سایر بخشها (امور بین الملل و...) دارند. کارگزاران روابط عمومى، باید اطلاعاتى را که مورد نیاز کاربران است بر اساس دسته بندیهایى که انجام میدهند با توجه به اهمیت موضوع در صفحات سایت تقسیم بندى کنند و از طراح سایت بخواهند که کدام بخش اطلاعات در صفحه اول وب (Home Page) قرار بگیرد و مابقى در دیگر صفحات. به عبارتى دیگر انتقال تجارب روابط عمومى با مدیران سایت در ارائه سایت بهینه و کارا بر اساس پیشنهادهاى کارگزاران این بخش میتواند کارگشا و مثمر ثمر واقع شود.
البته در بعضى از سازمانها، وب سایت در اختیار روابط عمومى است ولى اگر اجراى این بخش در اختیار سایر ادارات چون (انفورماتیک، رایانه، اتوماسیون ادارى و...) باشد، بهتر است هدایت آن و موارد قابل درج در سایت مستقیماً توسط روابط عمومى ها ارائه شود. چرا که تا حدودى شخصیت یک سازمان با روابط عمومى آن در فضاهاى مجازى رابطه مستقیم دارد.
اکنون کشورهاى پیشرفته دنیا به روابط عمومى ها نگاه مثبتى دارند و مبالغ زیادى را در امر روابط عمومى و تبلیغات، هزینه میکنند. طى سالهاى اخیر استفاده از بخش خصوصى در انجام امور روابط عمومى پرطرفدار شده است و مردم نیز نسبت به موسساتى که بدین سمت رفته اند، اعتماد بیشترى پیدا کرده اند.
روابط عمومى الکترونیک و ده ها مزیت
پیشتر به تعریف روابط عمومى الکترونیک (Electronic Public Relations) پرداختیم و نقش آنها را در ایجاد دولت الکترونیک و راهبرى سازمانها بیان داشتیم و گفتیم که روابط عمومى ها نقش مهم و کلیدى در برخورد با مخاطبان یک سازمان دارند و به دلیل حجم بالاى ارتباطات آن با قشر زیادى از مخاطبانى که روزانه به آنها مراجعه میکنند و درخواست اطلاعات میکنند، میتوانند راه حلهاى مطلوبى را در اختیار مدیران سازمان و حتى وب مسترهاى سایتهاى اینترنتى سازمان بدهند. همچنین به این نکته تاکید کردیم که روابط عمومى الکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود. با وجود چنین ابزارى است که مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهاى مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بى اغراق سرعت در اطلاع رسانى اصلى ترین عنصرى است که روابط عمومى الکترونیک را به روابط عمومى سنتى تحمیل کرده است. کارگزاران روابط عمومى براى بهره بردارى از این سرعت و دقت طلایى لازم است تکنیکهاى نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهاى جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود. از این رو روابط عمومى الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست.
مزیت هاى روابط عمومى الکترونیک
از مزیتهاى روابط عمومى الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادى کاهش خواهد داد. طراحى و تهیه بروشورها، گزارشهاى آمارى، نشریات درون سازمانى و یا برون سازمانى و... را براحتى مى توان از طریق اینترنت و یا اینترانت منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که کمترین هزینه و زمان را میطلبد. به عبارتى شما میتوانید هزینه چاپ، طراحى، کاغذ و... را با الکترونیکى شدن، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید!
ضمن اینکه در چاپ مقدار تکثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت محدودیت توزیع وجود ندارد. هزینه چاپ بسیار بالا ولى هزینه ایجاد صفحات الکترونیکى بسیار پائین است. مطالب چاپ شده را به سادگى نمیتوان یافت اما یافتن مطالب الکترونیک به مراتب ساده تر است. نگهدارى مطالب چاپ شده نیاز به فضاى بیشترى دارد و ... یا از طریق نظرسنجیهایى که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار و انتخاب نمونه هاى آمارى و اعزام پرسشگران آموزش دیده است در روابط عمومى الکترونیک مى توانید نظرات مردم را حداقل از سراسر کشور به سادگى و کمترین هزینه جمع آورى کنید.
از دیگر مواردى که جزء مهمترین مزایاى روابط عمومى الکترونیک است میتوان به اطلاع رسانى لحظه اى، دسترسى سریع به اطلاعات، کاهش حجم نامه هاى ادارى و بایگانى، پائین آوردن هزینه ها (چاپ و انتشار، برگزارى نمایشگاه و...) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره کرد.در این دوران روابط عمومى ها با مردم یک شهر یا کشور طرف نیستند بلکه بخش عمده اى از فعالیت خود را باید به امور بین الملل اختصاص دهند و پیش بینى این بخش در چارتهاى سازمانى روابط عمومیها در آینده نزدیک ضرورى است.