تبیان، دستیار زندگی

فایلها هم به مدیر نیازدارند: هرکدام از ما روزانه ساعتها پای رایانه می نشینیم وبا فایلها وبرنامه ها مختلف آن کارمی کنیم وگاه پیش آمده است که فایلهای خود را از دست داده ایم .بدترین فاجعه ای که ممکناست یک کاربر رایانه راتهدید کند از دست دادن اطلاعات است اتفاقی که ممکن است برگشت ناپذیر باشد وزحمات چندین ساله یک فرد را به باد دهد . دراین مقاله قصد داریم نکاتی درباره مدیریت فایلها ارائه کنیم چگونگی ذخیره سازی پشتیبانی وکار بافایلها محور اصلی بحث ما را تشکیل می دهد . 1. هر چند وقت یک بار از فایلهای خود نسخه پشتیبان ( Backup) تهیه کنید . نسخه کپی را می توانید روی دیسکت Zip disk cd یک دیسکت سخت مجزا ویاحتی یک پارتیشن دیگر ازهمان دیسکت سخت قراردهید . زمان Back upگرفتن باید با توجه به میزان تهیه وتغییر فایلها از سوی شما تعیین شود . هنگام ساخت فایلها وذخیره کردن آنها فهرستهای (folder) مشخصی درنظر داشته باشید،تا تهیه Back up به راحتی وتنها با کپی کردن فهرست های مزبور صورت گیرد این فهرست ها می تواند درجای مشخص ومناسبی نظیر My documentقرار گیرد .اگر اهل استفاده از اینترنت وایمیل هستید ،از ایمیل ها وfavorites خود نیزBackup بگیرید .ایمیل هایی که با نرم افزارهایی چون ,Express Outlook, Ms Outlook دریافت می شوند روی دیسکت سخت شما ذخیره می شوند. هرازچند گاهی از فایل مربوطه کپی تهیه ونگهداری کنید.در مسیر Data-Identities Windows-Application تنها یک فهرست وجودداردکه نام آن بسیار عجیب وشامل تعداد زیادی حرف وعدد است داخل این فهرست ،زیر فهرست Outlook Express را مشاهده می کنید که پر از فایلهای dbx است . ایمیل هایی که شما از طریق Outlookدریافت می کنید داخل این فایلها ذخیره می شوند. فهرست favoritesهم که درشاخه Windows وجود دارد شامل URL صفحاتی از اینترنت است که موردنیازوعلاقه شماست وبرای مراجعات بعدی خود نگهداری (Book mark) کرده اید .کپی گرفتن از این فهرست خالی از فایده نخواهد بود . 2. نگذارید سطل آشغال رایانه تان لبریز شود هرچند یکبار سراغ Recycle Bin بروید وپس ازچک کردن فایلهای موجود در آن واطمینان از مورد نیاز نبودنشان آن را خالی کنید. درست است که براحتی می توانید Recycle Binرا غیر فعال کنید واز شر خالی کردن آن هم راحت شویداما توصیه می کنیم این کاررا انحام ندهید .وجوداین سطل آشغال برای رایانه ها نعمت است وزمانی که ناخواسته فایلی را پاک می کنید یاریتان خواهدکرد.در عوض توصیه می کنیم اگر هنگام پاک کردن یک فایل یا فهرست صد در صد مطمئن هستید که بعد به آن نیاز پیدا نمی کنید با پایین نگاه داشتن کلید Shift در حین حذف کردن آن را مستقیماً پاک کنید . ویندوز به طور پیش فرض 10درصد از فضای دیسک سخت شما را برای Recycle Binکنار می گذارد برای تغییر میزان این فضا روی آیکن Recycle Bin کلیک کنید و properties برگزینید.در پوشه Globalمی توانید آن رامثلا به 5 درصد تقلیل دهید . 3. اگر کاربر اینترنت هستید بهتر است هرازچند گاهی فهرست های History وInternet Temporary را پاک کنید. برای این کارمی توانید منوی Tools از مرورگر Internet Explorer را باز وگزینه Internet Options را انتخاب کنید. آنگاه دکمه های Clear History وDelete Files را بزنید .نیز می توانید مستقیماً به فهرست های آنها در شاخه Windows مراجعه ومحتوای آنها را خالی کنید . 4. هنگام باز کردن فایلها معمولاً با 2بارکلیک کردن یا یک بار کلیک وزدن کلید Enter فایل مزبور در نرم افزار خاصی باز می شود . مثلاً اگر txt باشد به طور پیش فرض در Notepad باز خواهد شد . اما اگر قصد دارید فایلی را درنرم افزار خاصی به جز پیش فرض آن باز کنید کافی است پس از انتخاب فایل مزبور کلید Shift را پایین نگه دارید وروی آن فایل کلیک راست کنید .گزینه open with را درمنوی بازشده مشاهده خواهید کرد .با انتخاب این گزینه پنجره ای باز خواهد شد که شما می توانید نرم افزار دلخواه خود را درآن انتخاب کنید. نکته دیگر این که اگر می خواهید همواره فایلهایی از این نوع را با نرم افزارمزبور باز کنید .کنار عبارت Always use this program to open this type of file علامت بگذارید. 5. حتماً کاربرد کلیدهای ctrl وShift را در انتخاب (Select) کردن فایلها می شناسید نکته دیگری که در این زمینه وجود دارد انتخاب معکوس است. گاه پیش می آید که تعداد فایلهایی که شما می خواهید از یک فهرست انتخاب کنید . بسیار بیش از بقیه فایلهاست . دراین صورت بهتر است ابتدا با نگه داشتن کلید Ctrl فایلهایی را که نمی خواهید Select کنید انتخاب کنید. آنگاه Invert Selection را از منوی Edit برگزینید مشاهده می کنید که عمل Select به صورت معکوس انجام می شود وجای فایلهای انتخاب شده ونشده عوض می شود. راه دیگر این است که با گرفتن Ctrl-A تمام فایلها ار انتخاب وسپس با پایین نگاه داشتن کلید Ctrlروی فایلهایی که نمی خواهید کلیلک کنید. 6. اغلب نرم افزارها یک فهرست پیش فرض دارند که فایلها را در آن فهرست ذخیره می کنند. مثلاً هنگامیکه می خواهید یک فایل را در World ذخیره کنید به طورپیش فرض آن را در فهرست My Document ذخیره می کند این فهرست را می توانید در منوی Tools گزینه Option پوشه File Location تغییر دهید. 7. معمولاً بر اثر پاک کردن فایل تکه هایی که از دیسک سخت شما خالی می مانند وگاه باعث می شوند فایلهای بعدی به صورت تکه تکه (Fragmented) روی دیسک سخت ذخیره شوند. سرعت کاربا چنین فایلهایی بسیار پایین ترازفایلهای عادی است .برای جلوگیری از چنین مشکل بهتر است هر چند وقت یکبار با استفاده از ابزار Defrag ویندوز ،دیسک سخت خود رامرتب کنید . 8. از فایلهای خود مقابل ویروس ها محافظت کنید . اگر اهل تبادل دیسکت با دوستانتان هستید ویا کاربر اینترنت هستید بدانید که خطر دریک قدمی شماست .وجود یک نرم افزار ضد ویروس قوی وبه روز دررایانه ضروری است. دیسکت های خود را همیشه در حالت Write protected نگه دارید( یک کلید کوچک در کنار فلاپی ها وجود دارد که اگرآن را بزنید چیزی روی دیسکت ذخیره نمی شود.)این کار در نهایت سادگی وپیش پا افتادگی در بسیاری از موارد دیسکت شما را ازآلودگی نجات خواهد داد در محافظت از دیسکت های خود بکوشید. حرارت ،اشعه ،ضربه، مایعات و... میتوانندبه اطلاعات موجود دردیسکت صدمه بزنند. 9. درانتخاب نام فایلها وفهرست های خود نهایت دقت را بکار برید.اینکار به شما کمک می کند در مراجعات بعدی براحتی به اطلاعات خود دسترسی یابید . 10. درپایان به ذکر چند نکته ظریف ولی مفید درزمینه کار با فایلها می پردازیم : My Computer یا Windows Explorer رایانه خود را باز کنید . Folder Option را از منوی View آن برگزینید وپوشه View را انتخاب کنید . دراین بخش چند گزینه وجود دارد که انتخاب آنها در کار با فایلها شما را یاری می سازد: الف. اگر گزینه Display the full path in title bar را انتخاب کنید ازاین پس وقتی محتوای یک فهرست را مشاهده می کنید . در عنوان پنجره مزبور کل مسیر نمایش داده می شود.مثلاً اگر در حال دیدن محتوای My Document هستید .عنوان پنجره شماc:\ My Document خواهد شد. این امر شما را در مشاهده زیرفهرست هایی با مسیرهای طولانی یاری می کند. ب. اگر در پاک کردن فایلها دقت کافی به خرج می دهید با انتخاب گزینه Show all files تمامی فایلها را اعم از مخفی (Hidden) سیستمی و...نمایش دهید. ج. شاید ترجیح دهید هنگام کار با فایلها ،پسوند(extension) آنها را نیز مشاهد کنید برای این کار کنار گزینه Hide file extensions for known file types نباید علامتی وجود داشته باشد مشاهده می کنیدکه مدیریت فایل کاری است آسان امادقیق . مراقب باشید